Gmail e Outlook.com sono i due servizi di posta elettronica più popolari al mondo e ognuno porta i suoi vantaggi e svantaggi. Molte persone usano entrambi i provider di posta elettronica come account principale o secondario.
Dato che c’è molto da apprezzare sia su Gmail che su Outlook, in questo articolo abbiamo deciso di metterli a confronto e capire le caratteristiche e prestazioni in modo da facilitare la scelta a chi è in fase di decisione su quale provider utilizzare per la gestione delle proprie e-mail.
Per rispondere al meglio alla domanda: “Quale scegliere tra Outlook.com o Gmail?” abbiamo esaminato i seguenti 10 criteri.
1. Facilità d’uso
Sebbene Gmail abbia “occasionali” problemi di caricamento della pagina su browser diversi da Chrome, una volta effettuato l’accesso è possibile navigare senza problemi. Esistono varie categorie e cartelle di posta in arrivo che ti aiutano a organizzare correttamente tutte le le tue e-mail (posticipati, importanti, inviati, bozze, spam, cestino, categorie, ecc…)
Gmail ti consente di agire su qualsiasi e-mail direttamente dalle icone a scelta rapida in alto. Sia che tu voglia impostare un’etichetta, disattivare / bloccare un contatto o eliminare e-mail in blocco, sono necessari solo uno o due clic. La barra di ricerca fornisce risultati precisi basati sulle parole chiave inserite. È molto facile rintracciare le email più vecchie, ricevute o inviate.
Usando la funzione Gmail “smart compose” puoi risparmiare molto tempo perchè consente di completare in automatico le parole mentre le digiti.
Outlook.com, d’altra parte, ha un aspetto leggermente retrò mantenendo lo stile del vecchio Hotmail. La casella di composizione è ordinata, il che è un grande vantaggio, ma gli stili e gli effetti dei caratteri non sono stati aggiornati. E’ possibile crittografare le e-mail direttamente da questa finestra, ma a parte questo, non ci sono nuove interessanti funzionalità.
Rispetto a Gmail, l’interfaccia di Outlook è seriamente indietro nel tempo. Occorre ad esempio ridimensionare manualmente le finestre ogni volta e ci vuole più tempo per contrassegnare più e-mail per cancellarle in blocco.
Se hai migliaia di e-mail non lette nella webmail di Outlook avrai quindi difficoltà a gestirle. Con Gmail invece è molto più semplice sbarazzarsi di e-mail indesiderate che ingombrano la posta in arrivo.
Conclusioni: Gmail è più facile da usare grazie alle sue funzionalità più avanzate e all’interfaccia più user-friendly.
2. Integrazioni
Sia Gmail che Outlook hanno app mobili che si sincronizzano facilmente con Android, iOS e Chrome OS. Se Outlook ha il proprio client di posta elettronica installabile su desktop, non riesce a integrare un account Hotmail personale con Thunderbird.
Gmail, d’altra parte, supporta correttamente Thunderbird. In effetti, può essere più piacevole utilizzare Gmail su Thunderbird poiché le e-mail sono sempre accessibili da un client desktop adeguato.
Gmail supporta anche altri client di posta elettronica tra cui Mailbird, Apple Mail e persino Windows Mail. Inoltre, puoi anche utilizzare gli altoparlanti Alexa per controllare la posta in arrivo. Outlook.com supporta anche molti di questi client, ma la mancanza di un comodo accesso con Thunderbird è òp svantaggio principale.
Risultato: Gmail vince questo round ma solo con un leggero margine.
3. Esperienza Desktop
Una delle migliori funzionalità di Outlook.com è il suo client desktop su Windows 11/10. È molto più facile da usare rispetto alla corrispondente versione di webmail o app mobile. Molte persone utilizzano il client Outlook in azienda da diversi anni.
Inoltre, utilizzando un account Office 365, è possibile connettere le e-mail di Outlook all’intera suite Microsoft.
Che si tratti di modificare direttamente un file di Word, connettersi ai contatti di Skype via e-mail, spostare le e-mail su OneDrive o gestire l’abbonamento a Office 365, si ottiene un servizio gestibile da una singola finestra.
Gmail, d’altra parte, non offre un’esperienza desktop comparabile.
Risultato: Outlook.com ha un’esperienza desktop sicuramente superiore.
4. Funzioni di base
Una delle funzionalità di base che un buon servizio di posta elettronica deve avere è quella del calendario. Il calendario di Outlook è molto più sofisticato e facile da usare grazie al suo client desktop. È possibile impostare direttamente le riunioni e disporre di promemoria in base a una pianificazione automatica desiderata.
Gmail ha un bel calendario, ma accedervi non è molto semplice. Inoltre, non supporta le funzionalità di pianificazione avanzate che ha Outlook.
Outlook ha una funzione di firma molto utile che consente di utilizzare modelli colorati con filigrane e impronte digitali. La creazione di una firma Gmail professionale richiede in genere un’app esterna come “Wisestamp” o “Hubspot“. Gmail ha eluso molte di queste funzionalità di base per passare direttamente a uno stadio avanzato.
Risultato: Outlook.com ha una migliore copertura delle funzioni di base
5. Accessibilità
Su un browser a volte Gmail può essere un po’ inaccessibile, il che può essere fastidioso. Capita a volte di ricevere un “errore temporaneo” durante il tentativo di accedere al proprio account Gmail da Mozilla Firefox.
Per molti utenti di Gmail, questo sta diventando un problema serio. Sebbene possano sempre accedere a Gmail dalle loro app del telefono, a volte può non rispondere a un browser desktop, soprattutto se non si utilizza Chrome.
Gmail nega anche l’uso della VPN e lo classifica sempre come un’attività sospetta. Una volta che ciò accade, puoi accedere solo dopo aver ricevuto un SMS sul tuo telefono, anche se potresti aver rimosso il tuo numero di telefono dal tuo account Google.
Outlook non ti nega quasi mai l’accesso al tuo account di posta elettronica. Con o senza VPN il tuo account e-mail di Outlook è sempre accessibile da qualsiasi dispositivo.
Risultato: Outlook è sempre più accessibile rispetto a Gmail e non ti lascerà mai fuori dal tuo account.
6. Interfaccia
Il design di una finestra e-mail influenza il tuo “desiderio” di comporre e-mail. L’editor di testo di Gmail sembra un forse poco professionale perché salta fuori dal nulla sullo schermo, il che può essere fonte di distrazione. Inoltre, copre solo i tre quarti della finestra in modalità a schermo intero. Se è necessario digitare più e-mail, questa disposizione può richiedere più impegno.
Outlook.com, d’altra parte, ha un semplice editor di testi accessibile da un pannello laterale che funziona meglio per la composizione di e-mail.
Risultato: Outlook ha un design più “utile”
7. Sicurezza e Privacy
Sia Gmail che Microsoft offrono potenti funzionalità di sicurezza. Dal punto di vista della privacy, le politiche di Microsoft sulla condivisione dei dati sono leggermente più trasparenti e favorevoli.
Quello che a molti piace di Microsoft è che è possibile accedere a tutte le statistiche sulle informazioni condivise dagli utenti con le forze dell’ordine. Pochissimi dati (dal 5 al 6 percento) sono correlati al contenuto effettivo delle e-mail.
Gmail non offre tale panoramica statistica.
Risultato: Se apprezzi la tua privacy, con Outlook sarai probabilmente più al sicuro di Gmail.
8. Gestione contatti
Aprire, modificare ed eliminare i contatti di Gmail è più complicato. Bisogna prima andare sull’icona in alto a destra (con nome puntini) e poi selezionare Contatti.
Outlook invece ha un’icona “Contatti” dedicata che si apre in una nuova finestra. Da tale finestra puoi eliminare facilmente i contatti, aggiungere numeri di telefono, importare biglietti da visita e molto altro.
Risultato: La gesitone contatti è più semplice ed intuitiva in Outlook
9. Funzionalità Premium
Gmail ti consente di accedere ad altre funzionalità di Google dalla sua finestra tra cui Google Maps, YouTube, Play Store, Google Drive, Translate, Photos e GSuite. Sebbene nessuno di essi sia direttamente correlato alla posta elettronica, sono comunque di grande utilità per tutti.
Puoi accedere a più account Gmail delegati dallo stesso login, aggiungere etichette e nuovi temi e sincronizzare tutto su un dispositivo mobile. L’obiettivo di Outlook invece è solo le email.
Risultato: Gmail ha funzionalità più avanzate
10. Spazio disponibile
Mentre gli account Gmail gratuiti sono limitati a 15 GB, puoi aumentare lo spazio da tre a quattro volte aggiungendo nuovi account Google. In confronto, un account Outlook viene fornito con 1 TB di spazio grazie al supporto OneDrive.
Risultato: Outlook offre più spazio per l’account.
Conclusioni
Analizzando tutti i criteri sopra elencati e descritti, a sorpresa (forse) noterai che Outlook.com vince su più fronti. Però questo non basta per dire che Outlook è meglio di GMAIL perchè alla fine sono sempre le esigenze dell’utente che fanno la differenza. Ad esempio per le esigenze di un’azienda (dove la presenza di un client desktop è essenziale), Outlook rappresenta la soluzione migliore. Per chi invece vuole un servizio più semplice ed intuitivo GMAIL è sicuramente più avanti rispetto ad Outlook.
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